Die Universität Wien erkennt die grundlegende Bedeutung von Forschungsdaten für die Aufrechterhaltung von qualitativ hochwertiger Forschung und für wissenschaftliche Integrität an. Die Universität Wien ist sich bewusst, dass korrekte und einfach abrufbare Forschungsdaten die Grundlage und ein wesentlicher Bestandteil vielfältiger Forschungstätigkeiten sind. Der Zugang zu Forschungsdaten ist auch zur Überprüfung und Validierung von Forschungsprozessen und -ergebnissen erforderlich. Mit ihrem hohen Nutzungspotenzial für Wissenschaft und Gesellschaft haben Forschungsdaten einen nachhaltigen Wert.

Diese Policy für Forschungsdatenmanagement verfolgt mehrere Ziele. Forscher*innen sollen bei der Verarbeitung (wie Erhebung, Speicherung, Veränderung, Verwendung, Verbreitung, Löschung, etc.) von Forschungsdaten bestmöglich unterstützt und die Risiken bei der Verarbeitung von Forschungsdaten reduziert werden. Insbesondere sollen Dienstleistungen für Forscher*innen angeboten werden, die es ermöglichen, Forschungsdaten, die Publikationen zugrunde liegen, zu archivieren. Dies entspricht einer zeitlich definierten oder langfristigen Speicherung von Forschungsdaten, so dass auf diese zugegriffen werden kann und diese genutzt werden können. Forscher*innen werden beraten und unterstützt, wenn sie ihre Forschungsdaten veröffentlichen, für wissenschaftliche Zwecke teilen und/oder archivieren möchten. Weiters weist die Policy für Forschungsdatenmanagement auf die vorrangige Behandlung von Fördervorgaben hin, die den Zugang zu Forschungsdaten vorschreiben. Der Universität Wien ist die Einhaltung der FAIR-Prinzipien[1] sowie die Teilnahme an der European Open Science Cloud ein Anliegen. Die Policy wird von einer Website mit Begriffsdefinitionen, häufig gestellten Fragen und Antworten (FAQ) und Informationen zu Unterstützungsangeboten und Kontaktpersonen begleitet.[2]

[1] vgl. Wilkinson, M., Dumontier, M., Aalbersberg, I. et al. The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Sci Data 3, 160018 (2016). https://doi.org/10.1038/sdata.2016.18; Guidelines on FAIR Data Management in Horizon 2020 

[2] rdm.univie.ac.at

Die vorliegende Policy für Forschungsdatenmanagement gilt für alle an der Universität Wien tätigen Forscher*innen. Im Falle durch Drittmittel geförderter Forschung oder durch Dritte für Forschung zur Verfügung gestellte Daten sind etwaige mit den Fördergeber*innen getroffene Vereinbarungen, insbesondere bezüglich des Rechts am geistigen Eigentum, der Zugriffsrechte auf und der Rechte zur Speicherung von Forschungsdaten vorrangig zu behandeln.

Die Verarbeitung von Forschungsdaten hat ausschließlich im Einklang mit den geltenden nationalen und internationalen Rechtsvorschriften zu erfolgen.

Die Nutzungsrechte an Forschungsdaten liegen im Regelfall bei der Universität Wien. Das kann gesetzlich begründet sein[3] oder durch entsprechende Regelungen in den Arbeitsverträgen zwischen den Forscher*innen und ihre(m)*r Arbeitgeber*in. Die Regelung der Rechte kann außerdem durch weitere Vereinbarungen, wie z.B. Verträge mit Fördergeber*innen, Stipendien oder Konsortialverträge, erfolgen.

Die Universität Wien befürwortet die Veröffentlichung von Forschungsdaten unter offenen Lizenzen, sofern keine rechtlichen, vertraglichen, ethischen oder sonstigen dokumentierten Gründe entgegenstehen.

Die Mitarbeiter*innen der Universität Wien sind dazu berechtigt, die von ihnen erarbeiteten Forschungsdaten unter offenen Lizenzen und Lizenzen zur wissenschaftlichen Nutzung in Repositorien zu veröffentlichen und zugänglich zu machen. Diese Berechtigung gilt, solange der Lizenzierung und Veröffentlichung keine rechtlichen, vertraglichen, ethischen oder sonstigen Gründe, wie etwaige kommerzielle Verwertungsinteressen der Universität Wien, entgegenstehen. Die Verfügbarkeit der Daten zu Forschungs- und Lehrzwecken muss uneingeschränkt bestehen bleiben.

Forscher*innen, die erstmalig ein solches Repositorien-Angebot in Betracht ziehen, wird dringend empfohlen, sich entsprechend beraten zu lassen.[4]

[3] Unter anderem durch § 76d UrhG (für geschützte Datenbanken) und §40b UrhG (für Computerprogramme).

[4] Die Website rdm.univie.ac.at enthält ausführliche Hinweise zu den vorhandenen Beratungsangeboten.

Archiviert werden sollen mindestens alle Forschungsdaten, die einer Publikation zugrunde liegen und für die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse erforderlich sind, sofern diese nicht bereits anderweitig dauerhaft zur Verfügung gestellt werden und genutzt werden dürfen. Forschungsdaten, an deren Archivierung ein öffentliches Interesse oder ein fortgesetztes wissenschaftliches oder historisches Forschungsinteresse besteht oder durch welche statistische Zwecke verfolgt werden, sollen ebenfalls archiviert werden. Forscher*innen beurteilen unter Berücksichtigung der konsensualen Praktiken in ihren Fachgebieten, welche Forschungsdaten für die Nachvollziehbarkeit oder eine weitergehende Verwendung benötigt werden. Generell können Forscher*innen die Angebote der Universität Wien nutzen, um Forschungsdaten und ggf. die zugehörigen Aufzeichnungen zu archivieren.

Die Forschungsdaten sollen in geeigneter Form zugänglich gemacht werden, so dass mindestens an der Universität Wien tätige Forscher*innen mit einem berechtigten Interesse (z.B. innerhalb einer Forscher*innengruppe) Zugang zu den Forschungsdaten haben, um auftretende Fragestellungen beantworten zu können (z.B. für weiterführende Forschung, zur Validierung, Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung).

Die Speicherung und Zurverfügungstellung von Forschungsdaten soll in einem geeigneten Repositorium oder Archivierungssystem, wie einem etablierten fachspezifischen (z.B. AUSSDA in den Sozialwissenschaften), einem institutionellen (z.B. PHAIDRA an der Universität Wien) oder einem allgemeinen kostenlosen erfolgen.[5]

Veröffentlichte Daten sollen mit persistenten Identifikatoren versehen werden. Die Bewahrung der Integrität von Forschungsdaten ist von zentraler Bedeutung. Die Forschungsdaten sollen korrekt, vollständig, unverfälscht und auf zuverlässige Art gespeichert werden. Außerdem befürwortet die Universität Wien, Forschungsdaten entsprechend der FAIR-Prinzipien auffindbar, zugänglich, interoperabel und, sofern möglich, für die Nachnutzung verfügbar zu machen.

Sofern keine rechtlichen, vertraglichen, ethischen oder sonstigen dokumentierten Gründe entgegenstehen, sollen Forschungsdaten unter eine Lizenz für offene Nutzung gestellt werden. Metadaten sollen soweit möglich in die Gemeinfreiheit entlassen werden, beispielsweise mittels CC0 1.0 Universal Public Domain Dedication.

Die Mindestaufbewahrungsfrist von Forschungsdaten und zugehöriger Aufzeichnungen beträgt im Regelfall 10 Jahre ab Veröffentlichung.[6] Im Sinne nachhaltiger Forschung wird eine längerfristige Speicherung ohne Löschfristen befürwortet.

Sofern Forschungsdaten und zugehörige Aufzeichnungen aus rechtlichen oder ethischen Gründen oder nach Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht oder vernichtet werden, muss dies in Übereinstimmung mit allen rechtlichen und inneruniversitären Vorgaben, und unter dem Aspekt der Nachvollziehbarkeit erfolgen. Dabei müssen die Interessen sonstiger Beteiligter (z.B. Fördergeber*innen) sowie Aspekte der Vertraulichkeit und Sicherheit berücksichtigt werden.

Im Zuge der Forschungstätigkeit an der Universität Wien werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind durch datenschutzrechtliche Vorgaben besonders geschützt, ihre Verarbeitung bedarf einer rechtlichen Grundlage.[7] Sie müssen daher mit der gebotenen Sorgfalt im Einklang mit der Rechtsvorschrift ordnungsgemäß verarbeitet werden.[8] Generell gilt es, bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) sowie das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) und alle weiteren anwendbaren Materiengesetze stets einzuhalten. In der Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten sind zudem gesonderte, erhöhte Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen.[9]

[5] Aufgeführt sind zwei Repositorien an der Universität Wien.

[6] Vgl. FAQ für eine Diskussion verschiedener Aufbewahrungsfristen.

[7] Gemäß Art. 6 DSGVO.

[8] Vgl. dazu auch insbesondere § 2f FOG als Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung.

[9] Gemäß Art. 9 DSGVO.

Die Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten für Forschungsdatenmanagement während und nach Abschluss der Forschungstätigkeit liegen bei der Universität Wien und der an ihr tätigen Forscher*innen. Die Verarbeitung muss mit den Richtlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis übereinstimmen. Der Begriff Forschungsdaten bezieht sich im Folgenden immer auf diejenigen Forschungsdaten, die unter die in Abschnitt 4 beschriebenen Anforderungen fallen.

5.1. Verantwortungsbereiche der Forscher*innen

a. Management von Forschungsdaten unter Einhaltung der in dieser Policy angeführten Grundsätze und Vorgaben. Dazu zählen Sammlung, Dokumentation, Archivierung, Zugang und Speicherung oder ordnungsgemäße Vernichtung von Forschungsdaten und zugehöriger Aufzeichnungen. Dies umfasst auch die Festlegung von Protokollen und Verantwortlichkeiten in einem gemeinsamen Forschungsprojekt.

b. Datenmanagementpläne (DMP) oder Protokolle sollen ausdrücklich administrative Angaben, Charakteristiken der Daten, Verarbeitung mit Dokumentation und Metadaten (ggf. unter Einhaltung von Standards), Pläne und Umsetzungen zu Veröffentlichung und Speicherung sowie rechtliche und ethische Rahmenbedingungen der verwendeten Daten festhalten.

c. Alle Vorgaben der Fördergeber*innen und der Universität Wien sind einzuhalten; besondere Vorgaben bei Projekten und deren Umsetzung sind zusätzlich zu dokumentieren.

d. Die Nachnutzung der Forschungsdaten soll auch nach Projektabschluss bzw. nach Beendigung der Tätigkeit an der Universität Wien ermöglicht werden. Dies umfasst die Festlegung der Nutzungsrechte für die Phase nach Abschluss des Projektes bzw. der Tätigkeit, sowie die Klärung der Datenspeicherung und -archivierung bei Beendigung der Mitarbeit am Projekt bzw. an der Universität Wien.

e. Datensicherung und Einhaltung aller organisatorischen, gesetzlichen, institutionellen und anderen vertraglichen und rechtlichen Vorgaben, sowohl in Bezug auf die Forschungsdaten als auch hinsichtlich der Verwaltung zugehöriger Aufzeichnungen (beispielsweise Informationen zu Kontext und Herkunft).

5.2. Verantwortungsbereiche der Universität Wien

a. Erhöhung der Handlungskompetenzen von Organisationseinheiten, Bereitstellung und Aufrechterhaltung von angemessenen Maßnahmen und Ressourcen für forschungsunterstützende Dienstleistungen.

b. Unterstützung von guter wissenschaftlicher Praxis und etablierten wissenschaftlichen Praktiken. Dies wird durch Bereitstellung von Vorlagen für Datenmanagementpläne, Monitoring und Unterstützungsmaßnahmen ermöglicht.

c. Aus- und Weiterbildungsangebote für Forschungsdatenmanagement.

d. Bereitstellung von Instrumenten, Dienstleistungen und Infrastrukturen zur Erfassung, Speicherung und Langzeitarchivierung von Forschungsdaten und zugehöriger Aufzeichnungen, um während und nach Abschluss der Forschungstätigkeit Zugang zu den Forschungsdaten zu ermöglichen.

e. Zugang zu Dienstleistungen und Infrastrukturen, die es den Forscher*innen ermöglichen, ihre nach dieser Policy sowie aus Verträgen mit Drittmittelgeber*innen und aus sonstigen Rechtsquellen bestehenden Rechte und Pflichten wahrzunehmen.

Diese Policy wurde vom Rektorat der Universität Wien am 8. September 2021 unterzeichnet.

Archivierung: Die Übergabe von Forschungsdaten und zugehöriger Dokumentation an ein Repositorium zum Zweck der zeitlich befristeten oder langfristigen Speicherung von Forschungsdaten. Das schließt vorbereitende Tätigkeiten zur Archivierung mit ein, wie beispielsweise die Datenaufbereitung zur Verbesserung der Nachnutzung, Maßnahmen um die Daten bzw. deren Bereitstellung FAIR-kompatibel zu machen, die Ergänzung der Daten mit Metadaten und der Forschungsdokumentation, sowie die Regelung des Zugangs und der Nutzungsbedingungen.

Begleitende Aufzeichnungen: Alle Aufzeichnungen, die den Forschungsprozess und den Kontext der Forschungstätigkeit im Zusammenhang mit den Forschungsdaten betreffen, wie z.B. Laborprotokolle, Codebücher, Beschreibungen der verwendeten Methoden.

Code of Conduct: Der Code of Conduct ergänzt das bestehende, weiterhin verbindliche Regelwerk (Gesetze, Satzung, Verordnungen, Betriebsvereinbarungen, etc.) für alle wissenschaftlichen und administrativen Mitarbeiter*innen an der Universität Wien. Alle Angehörigen der Universität Wien sind angehalten bzw. vertraglich verpflichtet, die Regelungen des Code of Conduct zu beachten.

Daten: Eine formalisierte Repräsentation von Information, die zur Kommunikation, Interpretation oder Verarbeitung geeignet ist. Beispiele für Daten: eine Bitsequenz, eine Zahlentabelle, die Buchstaben auf einer Seite, die Tonaufnahmen einer sprechenden Person (vgl. Reference Model for an Open Archival Information System, S. 1-10; siehe auch Forschungsdaten)

Datenmanagementplan: Ein Datenmanagementplan (DMP) beschreibt den Umgang mit Forschungsdaten und ist somit ein Instrument des Forschungsdatenmanagements. Das Dokument gibt darüber Auskunft, welche Daten im Laufe eines Forschungsvorhabens erfasst oder erzeugt werden und was während des Daten-Lebenszyklus, also während des gesamten Prozesses, den die Daten durchlaufen, mit ihnen geschehen soll (Speicherung, Veröffentlichung, Zitierbarkeit, Langzeitverfügbarkeit, Pseudonymisierung, Anonymisierung, Nachnutzung, Löschung usw.). Fördergeber*innen und verschiedene Organisationen bieten Templates an, die bei der Erstellung helfen.

Datenschutz: Für Informationen dazu siehe die Datenschutzrichtlinie der Universität Wien.

DSGVO: Für Informationen dazu siehe im Intranet zur DSGVO.

Personenbezogene Daten: Für Informationen dazu siehe im Intranet zu Personenbezogene Daten.

EOSC: Umgebung für Hosting und Verarbeitung von Forschungsdaten zur Unterstützung von Wissenschaft in der Europäischen Union.[1]

FAIR-Prinzipien: Die FAIR-Prinzipien sind Richtlinien, die erreichen sollen, dass Forschungsdaten "Findable, Accessible, Interoperable, and Reusable", also auffindbar, zugänglich, interoperabel und nachnutzbar sind. Sie dienen der angemessenen Aufbereitung von Forschungsdaten für die Nachnutzung und sollen im Rahmen des Forschungsdatenmanagements sowie bei der Erstellung von Datenmanagementplänen berücksichtigt werden. FAIR bedeutet nicht automatisch, dass Forschungsdaten ohne Einschränkungen verfügbar sind, Gründe für Einschränkungen sollen aber dargelegt werden (vgl. Guidelines on FAIR Data Management in Horizon 2020 , Force11).

CARE-Prinzipien: In Ergänzung zu den FAIR-Prinzipien hat die Global Indigenous Data Alliance (GIDA) die CARE-Prinzipien für die Handhabung indigener Forschungsdaten als wichtige Ergänzung aufgestellt. Rechte und Interessen von indigenen Völkern sollen stärker berücksichtigt werden und eine gemeinsame Datennutzung unter Berücksichtigung der Machtunterschiede und historischer Kontexte gefördert werden. Als indigene Daten werden u.a. Informationen über Sprache, Geschichte, Kultur, Lebensweise und Territorium der jeweiligen Gruppe verstanden.

CARE steht für:

• Collective Benefit (Kollektiver Nutzen der Daten)
• Authority to Control (Kontrolle über die Daten)
• Responsibility (Verantwortungsbewusstsein)
• Ethics (Ethik)

Forschungsdaten: Forschungsdaten beziehen sich auf alle Informationen (unabhängig von Form oder Präsentation), die der Unterstützung oder der Validierung einer Forschungstätigkeit (Entwicklung, Ergebnisse, Beobachtungen oder Erkenntnisse, einschließlich kontextbezogener Informationen) dienen. Forschungsdaten umfassen alle Materialien, die im Laufe der wissenschaftlichen Arbeit entstehen, einschließlich Aufzeichnungen, Quellenforschung, Experimente, Messungen, Umfragen und Interviews. Dazu gehören auch Software und Code. Forschungsdaten können verschiedene Formen annehmen: Während der Laufzeit einer Forschungstätigkeit können Daten als Abstufungen von Rohdaten bis zu bearbeiteten Daten (einschließlich negativer und nicht eindeutiger Ergebnisse) vorliegen.

Forschungsdatenmanagement: Aufgrund der Heterogenität von Forschungsdaten kann Forschungsdatenmanagement disziplinspezifisch sehr unterschiedliche Aspekte beinhalten. Es umfasst alle Maßnahmen des Forschungsprozesses, die Forschungsdaten betreffen, z.B. die Planung und Generierung der Daten, die Dokumentation, die Datenverwaltung, die sichere Speicherung, die Verwaltung des Zugriffes, sowie Maßnahmen zur Nachnutzung der Forschungsdaten, die (Langzeit-)Archivierung und die Regelung des Zugangs. Forschungsdatenmanagement soll eine effektive Verwaltung der Forschungsdaten während des Forschungsprojekts ermöglichen, und nach Beendigung deren sichere Archivierung und die Weiternutzung gewährleisten (siehe auch personenbezogene Daten).

Langzeitarchivierung: Bedeutet die langfristige Archivierung und mögliche Zurverfügungstellung von Forschungsdaten. Dabei geht es nicht nur um technische Maßnahmen der adäquaten Speicherung, sondern auch um die Bestandserhaltung der digitalen Ressourcen, um eine Nutzung nach einem bestimmten oder unbestimmten Zeitraum zu ermöglichen. Um auf Veränderungen der technischen Rahmenbedingungen und der Zielgruppe reagieren zu können, sind geeignete organisatorische Lösungen, wie etwa Repositorien, notwendig.

Lizenz: Durch die Vergabe einer Lizenz kann die Nutzung von Forschungsdaten geregelt werden. Die Vergabe einer Lizenz erfolgt durch die Rechteinhaber*innen. Beispiele sind die Lizenzmodelle bei PHAIDRA oder die Lizenzen bei AUSSDA.

Offene Lizenzen (open licences): Unter bestimmten Bedingungen wird hier der Allgemeinheit das Recht eingeräumt, ein Werk unentgeltlich zu nutzen. Um die Verwendung von freien Lizenzen für Urheber*innen zu erleichtern, wurden Standards geschaffen, unter anderem die Creative-Commons-Lizenzen, die auch dazu dienen können Forschungsdaten und -ergebnisse möglichst offen und frei nachnutzbar zu machen, siehe Berliner Erklärung oder den Beitrag: Freies Wissen dank Creative Commons-Lizenzen.

Wissenschaftliche Lizenzen (Scientific Use licences): dienen dazu, Daten nur für die Forschung, also die wissenschaftliche Nachnutzung zu lizenzieren. Dabei handelt es sich im Gegensatz zu Creative Commons Lizenzen nicht um standardisierte Vertragstexte, sondern um einen Typ von Lizenz. Die tatsächliche Ausgestaltung kann sehr unterschiedlich sein, weshalb hier immer genau der tatsächliche Lizenztext beachtet werden muss. Als Beispiel für eine wissenschaftliche Lizenz siehe die SUF Lizenz von AUSSDA.

CC0 1.0 Universal Public Domain Dedication: Damit entlässt man Werke, wie beispielsweise Metadaten, in die Gemeinfreiheit, auch Public Domain genannt, indem man auf alle urheberrechtlichen und verwandten Schutzrechte verzichtet, soweit das gesetzlich möglich ist. Das Werk darf kopiert, verändert, verbreitet und aufgeführt werden, auch zu kommerziellen Zwecken, ohne um weitere Erlaubnis bitten zu müssen.

Metadaten: Metadaten dienen der einheitlichen und strukturierten Beschreibung der verwalteten Ressourcen. Die einheitliche Struktur ermöglicht das Suchen, Finden und Selektieren von relevanten Ressourcen. Metadaten sind ein Kommunikationsmittel zwischen Produzent*innen und Nutzer*innen von Forschungsdaten. Metadaten sind wesentlich für die Auffindbarkeit. Ein gebräuchlicher disziplinübergreifender Metadaten-Standard ist Dublin Core. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl disziplinspezifischer Standards, z.B. die Data Documentation Initiative.

Persistente Identifikatoren: Ein persistenter Identifikator ist eine eindeutige dauerhafte Bezeichnung einer digitalen Ressource, ermöglicht ein speicherortunabhängiges Referenzieren von Ressourcen um die langfristige Auffindbarkeit und Zitierbarkeit zu gewährleisten (z.B. DOI, Handle, URN). Der Digital Objekt Identifier (DOI) ist einer von mehreren persistenten Identifikatoren, die an der Universität Wien für digitale Objekte vergeben werden. Für mehr Informationen dazu siehe den DOI Service der Universität Wien.

Repositorien bzw. Archivierungssysteme, sind an Universitäten oder Forschungseinrichtungen betriebene Strukturen, an denen digitale wissenschaftliche Materialien archiviert und zugänglich gemacht werden. An der Universitätsbibliothek Wien steht PHAIDRA für sämtliche Daten, die langzeitverfügbar sein sollen, zur Verfügung. AUSSDA - The Austrian Social Science Data Archive bietet diesen Dienst für sozialwissenschaftliche Daten an.

Verarbeitung: Umfasst Tätigkeiten und Vorgänge im Umgang mit Forschungsdaten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Das inkludiert personenbezogene und nicht personenbezogene Forschungsdaten, zugehörige Dokumentationen und Metadaten.

[1] “The European Open Science Cloud (EOSC) is an environment for hosting and processing research data to support EU science.” (European Open Science Cloud (EOSC) | EU-Kommission (europa.eu))

Die Entscheidung über die Archivierung von Forschungsdaten obliegt den Forscher*innen. Dabei sind Fördergeber*innenrichtlinien, bzw. Vorgaben von Zeitschriftenverlagen zu berücksichtigen. Des Weiteren empfiehlt die Policy die Speicherung und Zurverfügungstellung von Forschungsdaten in einem geeigneten Repositorium oder Archivierungssystem, wie einem etablierten fachspezifischen (z.B. AUSSDA in den Sozialwissenschaften), einem institutionellen (z.B. PHAIDRA an der Universität Wien) oder einem allgemeinen kostenlosen System. Um dem Verlust von Forschungsdaten vorzubeugen, gewollte Nutzung zu ermöglichen und unerwünschte Nutzung zu verhindern, wird Forschungsdatenmanagement empfohlen.

Die Forscher*innen an der Universität Wien können den Zugang selbst bestimmen und weiterhin über ihre Forschungsdaten selbst verfügen. Forscher*innen, die erstmalig eine Veröffentlichung von Forschungsdaten oder ein Repositorien-Angebot in Betracht ziehen, wird dringend empfohlen, sich entsprechend beraten zu lassen. Um einem Datenverlust vorzubeugen steht die Speicherung der Forschungsdaten in einem Repositorium im Vordergrund. Zugangsbedingungen variieren je nach Repositorium bzw. Archiv. Das institutionelle Repositorium PHAIDRA der Universität Wien bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um den Zugang selbst zu verwalten: frei zugänglich (= empfohlene Variante gemäß der Open Access Policy der Universität Wien), Freigabe für die gesamte Universität Wien, für einzelne Organisationseinheiten der Universität Wien, Freigabe für selbstdefinierte Personen bzw. Gruppen, nicht frei zugänglich (siehe Phaidra Gruppen und Berechtigungen). AUSSDA - The Austrian Social Science Data Archive bietet ebenfalls verschiedene Ausgestaltungsmöglichkeiten beim Zugang und der Lizenzierung: frei zugänglich, nur für wissenschaftliche Zwecke, nicht frei zugänglich (siehe AUSSDA Access Policy).

Daten, die in AUSSDA archiviert sind, erhalten automatisch einen DOI. In PHAIDRA archivierte Forschungsdaten erhalten automatisch einen handle-Link und bei Bedarf auch eine DOI, die vor oder nach dem Upload beantragt werden kann, siehe auch den DOI Service der Universität Wien.

In den Arbeitsverträgen können verschiedene Rechte geregelt sein wie Eigentumsrechte, Nutzungsrechte, Immaterialgüterrechte, Diensterfindungen, Verlagsrechte u.a. Diese sind beispielsweise in den Abschnitten „Besondere Rechte und Pflichten“ oder „Rechte an Arbeitsergebnissen“ enthalten. Eine Aussage, wer über welche Rechte verfügt, kann daher nicht pauschal getroffen werden. Eine mögliche Regelung, die in Arbeitsverträgen verwendet wird, lautet beispielsweise:

„Der Arbeitnehmer räumt hiermit dem Arbeitgeber an der von ihm im Rahmen der dienstlichen Obliegenheiten geleisteten Arbeit sämtliche Eigentums- und Immaterialgüterrechte ein, und erteilt ihm, falls eine Vollrechtsübertragung rechtlich nicht möglich ist, zeitlich, räumlich und sachlich unbeschränkte, ausschließliche und unwiderrufbare Nutzungsrechte.“

Soweit das primäre Nutzungsrecht an den Forschungsdaten vertraglich einem Dritten außerhalb der Universität Wien zusteht (z.B. bei Auftragsforschungsverträgen), ist sicherzustellen, dass der Universität Wien jedenfalls jene Verfügungsrechte über die Forschungsdaten eingeräumt werden, die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen u.a. Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Außerdem ist, wenn möglich, vertraglich zu gewährleisten, dass der Universität Wien das Recht zur Verwendung der im Rahmen der Forschungstätigkeit generierten Rohdaten und Ergebnisse für nicht kommerzielle Forschung und Lehre eingeräumt wird und dieses Recht unentgeltlich ist.

Forschungsdaten aus drittmittelgeförderten Projekten sind, soweit von Fördergeber*innen gefordert, mit einer freien Lizenz (z.B. Creative Commons Namensnennung 4.0 International) zu versehen oder in die Gemeinfreiheit zu entlassen (z.B. mittels CC0 1.0 Universal Public Domain Dedication) und für die weitere Nutzung offen verfügbar zu machen, sofern dem keine rechtlichen, vertraglichen, ethischen oder sonstigen dokumentierten Gründe entgegenstehen (z.B. Datenschutzrechte, Persönlichkeitsrechte, Markenrechte, Patentrechte, andere gesetzliche Verpflichtungen oder Verfügungsrechte oder ethische Bedenken).

Die Lizenz ist der Art der Forschungsdaten angemessen auszuwählen um diese zu markieren und die weitere Nutzung zu fördern. Für Source Code kann dies beispielsweise die General Public License (GPL) sein, für Forschungsdaten die CC0 1.0 Universal Public Domain Dedication. Sollte es aus rechtlichen, vertraglichen, ethischen oder sonstigen dokumentierten Gründen nicht erlaubt sein, Forschungsdaten unter eine „freie Lizenz“ oder Open Access zu stellen, so lassen sich im Regelfall auch eingeschränktere Lizenzen mit den Fördergeber*innen vereinbaren (z.B. CC BY NC, CC BY ND oder Scientific Use Lizenzen, wo die Nutzung auf wissenschaftliche Zwecke eingeschränkt wird, falls notwendig auch mit kontrolliertem Zugang).

Um der wissenschaftlichen Integrität bzw. der guten wissenschaftlichen Praxis zu entsprechen, ist es notwendig die Protokollierung und Dokumentation des wissenschaftlichen Vorgehens sowie der Ergebnisse sicherzustellen, so dass die Reproduzierbarkeit der Untersuchungen für Dritte ermöglicht ist (vgl. Richtlinien der Österreichischen Agentur für wissenschaftliche Integrität zur guten Wissenschaftlichen Praxis, S. 8, § 2 (1), 1). Eine gute wissenschaftliche Praxis sieht auch die Archivierung der Forschungsdaten vor, siehe auch die Richtlinien der Ombudsstelle zur guten wissenschaftlichen Praxis.

Die Mindestaufbewahrungsfrist von Forschungsdaten und Aufzeichnungen beträgt im Regelfall 10 Jahre ab Zuweisung eines persistenten Identifikators oder ab Veröffentlichung eines zugehörigen Werkes nach Abschluss der Forschungstätigkeit, wobei das jeweils spätere Datum ausschlaggebend ist. Begründete Abweichungen können sich aus gesetzlichen Regelungen (z.B. Patentrecht), durch Vorgaben von Fördergeber*innen, Richtlinien des Rektorats oder guter wissenschaftlicher Praxis ergeben. Sinnvolle Abweichungen von der 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist für Forschungsdaten können z.B. sein: Für einige Prozessdaten 12 Monate, für klinische Studien 15 Jahre, für Forschungsdaten mit gesellschaftlichem oder kulturellem Wert permanente Langzeitarchivierung in einem ausgewiesenen Datenarchiv. Die Frist wird idealerweise mit einem genauen Datum des Fristendes angegeben.

Die Richtlinie für Forschungsdatenmanagement gibt keine Aufbewahrungs- oder Löschverpflichtung vor. Die Aufbewahrung kann in einem Langzeitarchiv auf Dauer erfolgen, wenn dem keine Vereinbarungen mit Fördergeber*innen, Auftraggeber*innen oder gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen.

Ja, Embargofristen sind zulässig, sofern dem nicht vertragliche Vereinbarungen, z.B. der Fördergeber*innen entgegenstehen. Fristen können z.B. an Projektberichte (Projekt-Deliverables) oder an die Veröffentlichung von Publikationen gekoppelt werden, siehe auch: Bereitstellen von Dokumenten in Repositorien.

Die Auswahl sollte sich in erster Linie an fachspezifischen Kriterien orientieren. Ein etabliertes nationales oder internationales disziplinspezifisches Repositorium gilt als erste Wahl, wie es beispielsweise auch OpenAIRE empfiehlt (z.B. für die Sozialwissenschaften wird AUSSDA empfohlen). Zweite Priorität hat ein institutionelles Repositorium, an der Universität Wien also PHAIDRA, zuletzt ein generelles Repositorium. Bei allen Optionen sollten die vielfältigen Kriterien zur Beurteilung der Qualität des Repositoriums herangezogen werden. Da der Bewertungsprozess der Qualitätskriterien sehr kompliziert und aufwändig sein kann, ist es ratsam ein bereits zertifiziertes Repositorium auszuwählen. Ein sehr gut geeignetes Zertifikat ist das Core Trust Seal mit einer großen Anzahl an bereits zertifizierten Repositorien.

Repositorien der Universitätsbibliothek Wien:

• PHAIDRA: institutionelles Repositorium der Universität Wien, alle Disziplinen, Langzeitarchivierung bei Verwendung der empfohlenen Formate, persistente Zitierbarkeit, Versionierbarkeit der Daten, jedes Objekt erhält automatisch einen persistenten Identifikator, DOI Vergabe möglich, Zugriffsrechte können pro Objekt vergeben werden, Embargofristen sind möglich.
• AUSSDA: The Austrian Social Science Data Archive, disziplinenspezifisches Repositorium (Sozialwissenschaften) an der Universität Wien, Langzeitarchivierung, persistente Zitierbarkeit, Versionierbarkeit der Daten, DOI Vergabe, Zugriffsrechte können pro Objekt vergeben werden, Embargofristen sind möglich.

Weitere Informationen zur Auswahl:

Registry of Research Data Repositories (re3data.org)

Practical Guide to the International Alignment of Research Data Management

Core Trust Seal Requirements

How to select a data repository?

Open Research Data and Data Management Plans (Information for ERC grantees)

Generalist Repository Comparison Chart

Wenn Forschungsdaten bereits über ein anderes geeignetes Repositorium langfristig und unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, ist eine zusätzliche Archivierung an der Universität Wien nicht erforderlich. Entscheidend hierbei ist, dass die Forschungsdaten von Personen an der Universität Wien langfristig und unentgeltlich bezogen werden können. Wenn Daten mit Hilfe einer Lizenz entgeltlich oder unentgeltlich erworben wurden und die Daten über diesen Weg prinzipiell auch anderen Personen zugänglich sind, dann ist eine zusätzliche Archivierung ebenfalls nicht erforderlich. Gleichwohl kann es hilfreich sein die Daten zu archivieren, wenn die Lizenz dies erlaubt.

Nein, bei den meisten Repositorien wird nicht automatisch gelöscht, das hängt sehr von den Ausgestaltungen des Repositoriums ab. Bei PHAIDRA und AUSSDA erfolgt keine automatische Löschung, weil hier die Langzeitverfügbarkeit das vorrangige Ziel ist. Je nach Fördergerber*innen, bzw. nach Fachrichtung sollen Forschende ein Repositorium mit geeigneten Optionen wählen. Das kann auch die Langzeitarchivierung (also permanente Archivierung ohne Löschvorhaben) einschließen.

Manche Repositorien bieten technische und organisatorische Maßnahmen, die dafür sorgen, dass bei einer Datenanfrage zunächst eine Freigabe durch Datengeber*innen erfolgen muss. Es gibt allerdings mehrere Gründe warum man die Freigabe nicht an die Reaktion eine(s)*r Datengeber(s)*in koppeln sollte (z.B. fehlende dauerhafte Verfügbarkeit der Email-Adresse und der Person, Umzug, Tod, etc.). Hierzu gibt es sinnvolle Alternativen, die eine schnelle Verfügbarkeit mit den Zielen der Datengeber*innen verbindet.

Bei PHAIDRA gesperrte Daten werden niemals ohne Einverständnis der Personen, die diese Daten archiviert haben, weitergegeben. Daten können gesperrt und mit dem Hinweis auf eine Kontaktadresse versehen werden. Dorthin können sich Interessent*innen wenden um Zugang zu bekommen. Unabhängig davon können Lizenzen vergeben werden, die die Wiederverwendbarkeit der Daten regeln.

Bei AUSSDA werden Daten nach bestimmten Kriterien weitergegeben, gem. der festgelegten Access-Bestimmung. Die Option, dass Datengeber*innen ihr Einverständnis geben müssen, gibt es bei AUSSDA nicht. Um Daten nachhaltig gem. der FAIR Prinzipien zur Verfügung zu stellen, sollte ein Zugang zu Daten personenunabhängig sein.

Repositorien können auch zur Archivierung von Zwischenergebnissen genutzt werden. Bei PHAIDRA kann man diese Ergebnisse versionieren. Zur Speicherung und zum Austausch innerhalb einer Projektarbeitsgruppe während eines Forschungsprojekts können vom ZID angebotene Lösungen, wie ein Online-Speicherplatz, ein universitätsweites Wiki, ein ACOnet-Filesender, Shares, ein cloud-Speicher oder ein Temp-Space, mit dem man kurzfristig große Datenmengen teilen kann, genutzt werden, siehe auch die Services des ZID zum Speichern und Teilen.